У зв’язку з отриманням численних запитів представників професійної спільноти щодо оформлення довіреностей, пов’язаних із представництвом інтересів осіб, Український національний офіс інтелектуальної власності та інновацій (ІР офіс / УКРНОІВІ) підготував низку рекомендацій, які стосуються об’єктів промислової власності.
Довіреність – це письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Довіреність на вчинення правочину представником може бути надана особою, яку представляють (довірителем), безпосередньо третій особі. Передбачено, що представник зобов’язаний вчиняти правочин за наданими йому повноваженнями особисто. Він може передати (передоручити) своє повноваження частково або в повному обсязі іншій особі. Довіреність, що видається у порядку передоручення, підлягає нотаріальному посвідченню.
Строк довіреності встановлюється у довіреності. Якщо строк довіреності не встановлений, вона зберігає чинність до припинення її дії. Строк довіреності, виданої в порядку передоручення, не може перевищувати строку основної довіреності, на підставі якої вона видана. Довіреність, у якій не вказана дата її вчинення, є нікчемною.
Форма довіреності
Довіреність, що подається до УКРНОІВІ, складається в довільній письмовій формі, і, враховуючи вимоги, установлені Цивільним Кодексом України, обов’язково має містити:
- ім’я (повне найменування) особи, яку представляють (довіритель);
- ім’я (повне найменування) особи, якій видана довіреність (повірений, представник);
- найменування органу, для представництва перед яким призначено особу, якій видана довіреність;
- чітко визначені юридичні дії, які належить вчиняти представнику; дату її вчинення.
Щодо особи, якій видана довіреність
Особа може призначати представника для певних юридичних дій та одночасно або пізніше призначати іншого представника для інших юридичних дій. Також чинним законодавством не встановлено обмежень стосовно права особи призначати кількох довірених осіб для вчинення однакових юридичних дій перед однією третьою особою. Довіреність, видана новому представнику щодо тих самих повноважень, не припиняє дії попередньої довіреності, якщо вона не скасована особою, яка її видала.
Таким чином, особа має право доручити іншому представнику вчинити окрему юридичну дію або декілька дій щодо заявки, яка стосується об’єктів промислової власності, без скасування виданої раніше довіреності представнику, відомості про якого внесено до бібліографічних даних заявки, та без внесення змін щодо імені та адреси представника. У разі призначення заявником представника на вчинення окремої дії за заявкою листування щодо такої дії ведеться за адресою на території України, зазначеною цим представником. У такому випадку копії відповідних документів УКРНОІВІ надсилає на адресу для листування, зазначену в заявці, а якщо листування ведеться в електронному вигляді – до особистого кабінету заявника в ІКС УКРНОІВІ.
Зазначення третьої особи
Прийнятним зазначенням третьої особи у довіреності вважається будь-яке із зазначених нижче формулювань:
- державна організація «Український національний офіс інтелектуальної власності та інновацій» (УКРНОІВІ);
- Національний орган інтелектуальної власності (НОІВ);
- державна організація, визначена Кабінетом Міністрів України як така, що здійснює делеговані владні повноваження та інші функції НОІВ, передбачені законами у сфері інтелектуальної власності;
- установи, підприємства, організації, що здійснюють повноваження у сфері інтелектуальної власності.
Зазначення юридичних дій, які належить вчиняти представнику
У довіреності можуть не перераховуватися окремо всі юридичні дії, які має право вчиняти представник, але зі змісту довіреності має бути чітко зрозуміло, які повноваження представника охоплюються довіреністю, наприклад, може зазначатись: «Для виконання цієї Довіреності Повірений має право від імені Довірителя виконувати всі юридичні дії, передбачені законодавством України у сфері інтелектуальної власності».
У довіреності обов’язково має окремо зазначатися про право представника, якщо довіритель уповноважує на ці дії повіреного: вчиняти дії щодо відкликання заявок, дострокового припинення чинності майнових прав інтелектуальної власності (відмови від охоронних документів та прав); вчиняти дії щодо передачі права за заявкою або розпорядження майновими правами інтелектуальної власності; передавати (передоручати) повноваження представника частково або в повному обсязі іншій особі; засвідчувати копії документів. У разі відсутності зазначених повноважень у довіреності, вважається, що вони не надані повіреному.
Підписання довіреності
Довіреність підписується особою, яка її видала. Підпис фізичної особи складається з особистого підпису, ініціалів і прізвища особи. Довіреність від імені юридичної особи видається за підписом керівника або іншої уповноваженої на те законом чи установчим документом особи і засвідчується печаткою (за наявності) цієї юридичної особи. У разі подання представником заявки в електронній формі він може додати до неї довіреність в електронній формі, підписану довірителем з використанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.
Подання довіреності
Довіреність подається до УКРНОІВІ в оригіналі. Довіреність в електронній формі, підписана довірителем з використанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа, є оригіналом електронного документа. Довіреність може стосуватися однієї чи декількох заявок або охоронних документів. Якщо довіреність стосується понад однієї заявки, вона додається до першої заявки, поданої на підставі такої довіреності. Якщо оригінал довіреності, що засвідчує повноваження 
представника на подання заявки, знаходиться в УКРНОІВІ та міститься в матеріалах іншої заявки або свідоцтва (патенту), до цієї заявки додається копія довіреності з посиланням на оригінал. Копія довіреності набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому законодавством порядку. Вірність копії довіреності може бути засвідчена нотаріусом, або адвокатом у справі, яку він веде.
Копія довіреності може бути засвідчена представником, якщо про право на засвідчення ним копій документів зазначено в довіреності. У такому випадку вірність копії довіреності з оригіналу довіреності забезпечується представником, який має відповідні повноваження на засвідчення копій документів, також може бути подано електронну скановану копію довіреності, зроблену з оригіналу на папері. Така електронна копія має бути засвідчена представником з використанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.
Якщо довіреність видано для представництва перед декількома органами, а не лише перед НОІВ, у зв’язку з чим представник не може надати оригінал довіреності, до УКРНОІВІ може бути подано нотаріально засвідчену копію такої довіреності. Якщо про право на засвідчення представником копій документів зазначено в довіреності, надалі до УКРНОІВІ може подаватися копія нотаріально засвідченої копії довіреності, засвідчена представником.
Вчинення дій представником з перевищенням повноважень
Якщо дата подання заявки передує даті вчинення довіреності, представник повинен подати разом з довіреністю заяву або інший документ заявника про схвалення ним подання заявки представником відповідно до статті 241 Цивільного Кодексу України. Про схвалення подання заявки або всіх дій, здійснених до дати вчинення довіреності, може бути вказано в довіреності.
Скасування довіреності
Передбачено право особи, яка видала довіреність, в будь-який час скасувати довіреність або передоручити. Особа, яка видала довіреність і згодом скасувала її, повинна негайно повідомити про це представника, а також відомих їй третіх осіб, для представництва перед якими була видана довіреність. Таким чином, особа, яка видала довіреність і згодом скасувала її, повинна негайно повідомити про це УКРНОІВІ. Датою такого повідомлення вважається дата одержання УКРНОІВІ відповідного письмового повідомлення. Таке повідомлення може міститися в довіреності, виданій новому представнику. 
Повідомлення від нового представника, у якому відсутнє засвідчене заявником прохання про скасування виданої раніше довіреності, не є підставою для зупинення повноважень представника, уповноваженого на представлення інтересів заявника раніше. Із припиненням представництва за довіреністю втрачає чинність передоручення.
Наші юристи допоможуть вам в правильному складанні довіреності та її поданні. Звертайтеся до нас і ми надамо вам консультацію та допоможемо розібратися!
інтелектуальна власність / авторське право / довіреність / правила / УКРНОІВІ
