В современном мире нужно успевать не только за временем, но и облегчать себе жизнь модернизированными удобными технологиями. Основная проблема любого предприятия – увеличение объемов документооборота и количества документов, которые подаются на подпись руководителю. Подписывая эту бесконечную гору бумаги, руководитель лишен возможности внимательно ознакомиться с содержанием каждого документа. Для того, чтобы избавиться от такой траты времени, в некоторых случаях, вместо собственноручной подписи руководителя, используют факсимиле. А вот всегда ли это использование факсимиле является законным?
О подписании договора
Использование при совершении сделок факсимильного отображения подписи допускается в случаях, установленных законом или по письменному согласию сторон, в котором должны присутствовать образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей (ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса).
Аналогичные положения содержит Закон Украины «Об электронной коммерции», в котором указано, что электронная сделка может быть подписана с помощью использования аналога собственноручной подписи (факсимильного отображения подписи с помощью способом механического или иного копирования) по письменному согласию сторон, в котором должны быть образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей, если возможность такого подписания предусмотрена актом гражданского законодательства или по договоренности сторон (ст. 12 Закона Украины «Об электронной коммерции»).
Таким образом, законодательство предусматривает возможность использования факсимильного отображения подписи только в том случае, когда стороны контракта договорились о том, что такая подпись является допустимой, а такая договоренность содержит образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей, или когда право на использование такой подписи прямо установлено законодательством.
Будет ли договор считаться совершенным в письменной форме, если не будет подписан надлежащим образом
Обращаем внимание на Пленум Высшего хозяйственного суда Украины, который в Постановлении от 29.05.2013 года №11 «Об некоторых вопросах о признании сделок (хозяйственных договоров) недействительными» сакцентировал внимание на том, что непридерживание формы сделки, которую требует закон, тянет за собой недействительность сделки только в том случае, когда этопрямо предусмотрено законом. В таких случаях сделка считается ничтожной. Для понимания, ничтожными являются договоры, которые не совершены в письменной форме: сделка об обеспечении исполнения обязательства (неустойка, поручительство, гарантия, задаток), договор страхования, кредитний договор, договор о распоряжении (передач прав полностью или частично) имущественнымиправами интеллектуальной собственности (от авторского права до права на ТМ или патенты) и тд.
Таким образом, несоблюдение письменной формы договора не влечет за собой автоматического признания его недействительным. Потому что, например, не для всех договоров установлена обязательная письменная форма. Договор, для которого законом не установлена обязательная письменная форма, считается совершенным, если волеизьявление сторон свидетельствует о их воле (намерении) к наступлению соответствующих правовых последствий, что может подтверджаться письменными доказательствами (электронными и бумажными письмами) и пояснениями сторон (ч. 2 ст. 205 Гражданского кодекса Украины). А если договор, для которого законом установлена его недействительность в случае не придерживания требования об его письменной форме, совершен устно и одна из сторін совершила действие, а другая сторона подтвердила его совершение, в том числе, путем принятия выполнения сделки, то такая сделка в случае спора может быть признана судом действительной (ч. 2 ст. 218 Гражданского кодекса Украины). Для примера, стороны не подписали письменный договор подряда, но подрядчик выполнил работу, выставил счет заказчику, а заказчик оплатил работу, то такой договор может быть признан действительным, не смотря на то, что вон не был совершен в письменной форме. Главное понимать, что за события предшествовали выполнению для отчетности– оплата, выполненная и подтвержденная работа (услуги).
Как подписывать внутренние документы в компании
В Украине на сегодня действует Национальный стандарт Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГСТУ 163-2003». Этот стандарт среди всего прочего устанавливает требования к реквизитам документов и распространяет свое действие на организационно-распорядительные документы, постановления, распоряжения, приказы, положения, решения, протоколы, акты, письма и тд, что созданы в результате деятельности, как органов государственной власти Украины, так и предприятий, установ, органнизаций всех форм собственности. Данный стандарт не предусматривает возможности применения аналога собственноручной подписи во время составления и утверждения организационно-распорядительной документации. Кроме того, стандарт предусматривает, что гриф утверждения, резолюция, виза, отметка о засвидетельствовании копии документа и тд, должны содержать подпись, которая состоит из названия должности лица, которое подписывает документ, личной подписи, инициалов и фамилии.
Стоит обозначить, что положения Гражданского кодекса Украины имеют наивысшую силу нежели положения Национального стандарта Украины. А потому, учитывая часть третью статьи 207 Гражданского кодекса Украины (о возможностях использования факсимильного отображения подписи), компаия может разработать у себя внутреннее положение о порядке ведения делопроизводства на предприятии. Такой порядок может предусматривать случаи, когда использование факсимиле является допустимым и законным в рамках деятельности именно вашей компании. Но всегда следует помнить, что те документы, принятие, подписание или издание которых может быть некоторых третьим лицам не выгодным (и в итоге такие документы могут быть обжалованы в суде), следует составлять таким образом, чтобы не существовало поводов для признания таких документов недействительными.
Коротко о судебной практике
Верховный суд в 2018 году рассмотрел дело № 910/4050/17 о взыскании задолженности по договору о предоставлении услуг. В этом деле суд рассмотрел случай, когда большинство документов между сторонами было подписано путем проставления факсимиле, что как заявляет одна из сторон спора, является усталеной практикой, которая сложилась между сторонами договора о предоставлении услуг. Верховый суд обратил внимание на положения части третьей статьи 207 Гражданского кодекса Украины и обозначил, что для применения факсимильной подписи для оформления сделок, осуществление иных хозяйственных операций, необходимо письменное согласие сторон, которое может выражаться, в частности, в совершенной между сторонами письменной сделке, в которой утверджается использование факсимиле и образцы настоящей и факсимильной подписей должностных лиц или представителей сторон договора или иного документа. Именно таким способом закрепляется юридическая сила факсимиле, как личной подписи, и засвидетельствованные таким образом документы считаются совершенными в соответствии с требованиями законодательства.
Существование практики между сторонами договора относительно использования факсимиле, без придерживания требований части третьей статьи 207 Гражданского кодекса Украины не влияет на решение вопроса относительно правомерности его использования в случаях, когда другая сторона отрицает юридическую силу подписанного таким образом документа.
Верховный суд передал дело на новое рассмотрение и обозначил, что при новом рассмотрении суду следует надлежащим образом исследовать было ли согласовано сторонами, в соответствии с требованиями части третей статьи 207 Гражданского кодекса Украины (путем совершения сделки), использование факсимильного отображения подписи.
Делаем выводы, украиское законодательство дает возможнрость использовать факсимильное отображение подписи, но только в том случае, когда право на его использование будет предусмотрено законом, договором, внутренним положением и тд. Иными словами – такой способ подписи должен быть согласован лицами на права, обязанности и интересы которых документ может оказать влияние.
авторское право / интеллектуальная собственность / подпись / факсимиле
